Günümüz dünyasının hızla gelişen ekonomisi ve bu ekonominin yarattığı yeni iş kolları, bu her bir yeni kolda uzmanlaşmayı gerektirmiş ve bu iş kollarına ait projelerin yönetimi kavramını iş hayatında önemli bir yere yerleştirmiştir.
Proje kelimesinin sözlük anlamına bakıldığında “Yapılması düşünülen şeyin zihinde tasarlanan şekli, tasarı” anlamı olduğu görülmektedir. Dolayısıyla proje kavramı sadece iş süreçlerinde değil hayatın her alanında yapılması düşünülen işler için geçerli olan bir kavramdır. Sabah evden çıkıp ekmek almaya gitmekten, yapılması düşünülen devasa bir yazılım ya da donanım altyapı yatırımına kadar her türlü “şey” proje olarak kabul edilebilir.
Bir anlamda proje demek plan-program demektir. Yapılması düşünülen eylem gerçekleştirilmeden önce bu eylemin sonuçlarını çözümlemek, olası hataları görmek, bunlara karşı önlemler geliştirmek ya da hata anında ne şekilde davranılması gerektiğini önceden belirlemek bir proje yöneticisinin yapması gereken işler arasındadır. Yani güncel tabirlerle bir proje yöneticisi hem proaktif hem de reaktif olmalıdır.
Tabii eylemin öncesi kadar eylem sırasında da yapılacakların önceden planlanması ve bu plana sadık kalınarak projenin başarıyla sonuçlandırılmasının da ne denli gerekli olduğu açıktır.
Kavrama biraz daha sistematik bir yaklaşım getirebilmek için bizim de uyumlu eğitimlerini verdiğimiz ve dünyanın önde gelen eğitim kurumlarından Project Management Institute’ün (PMI- Proje Yönetimi Enstitüsü) konu ile yaptığı tanımlamaya bir göz atalım. PMI’a göre proje; “eşsiz bir ürün, hizmet ya da sonuç üretmek için tasarlanmış topluluk etkinliği”dir. Yine PMI’ın tanımında bir proje tanımlanmış başlangıç ve bitiş zamanları içinde geçici bir yapıya sahiptir ve bu nedenle alanı ve kaynakları önceden bellidir. Bir proje süregelen bir rutin değil fakat tek bir amaca ulaşmak için tasarlanmış bir operasyonlar bütünüdür. Bu yüzden bir proje takımı genellikle daha önce birlikte çalışmamış ve hatta farklı ülkelerde bir araya gelmiş kişilerden oluşmaktadır.
Bunlar:
olarak sıralanabilir.
Proje yönetimi, bu farklı yapısından dolayı on ayrı alana yayılmıştır. Bu alanlar ise şöyledir:
Görüldüğü üzere bir proje yöneticisi tüm bu alanlarda sürecin beş aşamasında da alakadar ve bilgili olmalıdır. Proje yönetimi eğitimi ise yöneticiye tüm bu alanları belirlenen amaç doğrultusunda kullanmayı ve yönetmeyi öğretir.
Bir proje yöneticisi başlatma aşamasında projenin doğasını ve alanını belirler. Eğer bu aşama doğru şekilde yapılandırılmazsa proje iş gereklerini başarılı bir şekilde karşılamayacaktır. Bu aşamanın belirleyici süreçleri ihtiyaç çözümlemesi, var olan operasyonları gözden geçirme, mali çözümleme, tedarik çözümlemesi, proje karakteristiği (maliyet, görevler, takvim ve çıktılardır. Başlangıç aşamasının bile bahsi geçen on alanla nasıl ilişkili olduğu dikkatinizi çekmiştir.
Planlama aşamasında ise proje uygun seviyede (genellikle bir akış şemasıyla) aşamalandırılır, yani planlanır. Planlamanın ana amacı projeyi zaman, maliyet ve kaynakları öngörülen iş gereklerine göre ve işle uygun risk yönetimi disiplini çerçevesinde düzenlemektir. Plan şeklinin belirlenmesi, alanın netleştirilmesi, plan ekibinin oluşturulması, çıktıların ve hata çözme yapısının belirlenmesi, çıktılara uyan etkinliklerin belirlenmesi ve bu etkinlikler arasında uygun ağın kurulması, etkinlikler için gerekli kaynağın belirlenmesi, maliyet ve bütçe oluşturma gibi aşamalar planlama sürecinin birer parçasıdır.
Yürütme aşamasında, malum olduğu üzere planlama aşamasında belirlenen süreçler projenin tamamlanmasına yönelik yürütülür. Yürütme aşaması kaynakları ve çalışanları proje yönetim planı çerçevesinde eşgüdümleme işi ile ilgilenir. Bir proje yöneticisi bu aşamada projenin gidişatını yönetecek, çıktıların kalitesini denetleyecek, proje ekibini toplayarak iş dağılımı yapacak, bilgi dağıtımını sağlayacak, tedarikçilerin beklentilerini yönetecek ve çıktıların başlangıç tasarımına uygunluğunu sınayacaktır.
Yürütme aşamasında meydana gelebilecek potansiyel sorunları zamanında belirleyip çözmek amacıyla projeyi gözlemlemek izleme ve denetleme aşamasında yapılan işi tanımlamaktadır. Bu aşamanın temel kazancı proje sürecini planda belirlenen değişkenler çerçevesinde düzenli olarak gözlemleyip ölçerek proje performansını üst seviyede tutabilmektir. Bu aşamada bir proje yöneticisi, süregelen etkinlikleri ölçümler (şu anda ne durumdayız?), plan dahilinde proje değişkenlerini (maliyet, alan, çalışma) izler, sorunları ve riskleri işaret eden düzeltici eylemleri tanımlar.
Projenin sonuca ulaşarak resmi olarak kabul edilmesi süreci bir yöneticinin bitirme sürecinde yaptığı iştir. Bu aşamada dosyaların arşivlenmesi ve öğrenilenlerin belgelenmesi sürecin içine dahil olmaktadır.
İşte kısaca değindiğimiz tüm bu süreçlerin hepsine hakim kişi olan proje yöneticisi ilgili eğitimlerin sonunda bu becerileri kazanmakta ve hemen her alandaki projelerde yöneticilik yapacak konuma ulaşmaktadır.